Alkasa, ¿solo viajes? No: también eventos

Ustedes ya nos conocen como agencia de viajes, pero, ¿sabían que también nos encargamos de la producción de reuniones, congresos y otros eventos corporativos?

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POR: Leidy Cepeda

Si reconocen mi nombre por los reportes de hoteles nacionales que hemos publicado en este blog, les explico: los visito tanto, en parte, porque ahí solemos realizar congresos y eventos corporativos para empresas locales y multinacionales.

¿Qué? ¿No sabían que en Viajes Alkasa también ofrecemos el servicio de producción de eventos corporativos? ¡Sí! Nos encargamos de la coordinación total de los eventos, que incluye:
+ Montaje de salones
+ Reservación de espacios de conferencia y alojamiento
+ Coordinación de audiovisuales, traducción simultánea y ruedas de prensa
+ Coordinación de alimentos y bebidas en el hotel, así como cenas y cócteles fuera del hotel
+ Manejo de las reservaciones de transporte terrestre o aéreo
+ Elaboración de kits de bienvenida junto a los patrocinadores
+ Contacto con suplidores verificados

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Pero una cosa es compartirles este listado y otra es contarles, en mi experiencia, cómo ofrecemos estos servicios. No pasa un evento en el cual yo no salga orgullosa del trabajo que hacemos en este equipo, y van a entender por qué.

[X] CUANDO PODEMOS MÁS QUE UN AEROPUERTO

Recuerdo que coordinamos una convención de ventas para una multinacional, con 60 pasajeros que venían de toda Centroamérica, vía Panamá. El plan era realizar el evento de lunes a sábado en Punta Cana, con alojamiento incluido en el resort seleccionado.

Sin embargo, poco tiempo antes de la llegada pautada de los visitantes, el aeropuerto de Panamá tuvo que cerrar por una situación imprevista con una aerolínea. Nuestro cliente se resignó a perderlo todo y a posponer la realización de la convención al año siguiente… pero todo el equipo de boletería y hoteles nacionales de Viajes Alkasa se unió para, uno a uno, colocar a los pasajeros en rutas sin escala en Panamá, y a medida que llegaban, ir modificando sus reservas de hotel.

¿En conclusión? Logramos un reembolso de la aerolínea por los costos incurridos, aseguramos habitaciones para cada huésped y nuestros clientes quedaron FELICES. ¡Y ellos que pensaban que lo habían perdido todo!

[X] CUANDO PODEMOS MÁS QUE UN CLIMA LOCO

En otra ocasión habíamos coordinado una conferencia para un cliente nacional, en Santiago de los Caballeros. En la primera parte los 100 invitados se encontraban en un salón, y luego pasarían a la cena en un área techada al aire libre.

¿Saben lo que pasó entre la conferencia y la cena? Cayó una lluvia de granizo en Santiago, y se rompió toda la cristalería. ¿Pero saben qué fue lo más importante? Nuestro cliente ni se enteró: nosotros contamos con suplidores verificados, con mucha experiencia, que preveen todo este tipo de accidentes, y andaban con sus acostumbrados duplicados de la cristalería. ¡Armamos todo de nuevo en 35 minutos!

La experiencia nos ha dado una lista de contactos de suplidores probados, que nos dan una seguridad que podemos transmitir a nuestros clientes. ¡Eso no tiene precio!

[X] CUANDO PODEMOS MÁS QUE UNA LARGA LISTA DE INVITADOS

Imagínense esto: un congreso médico en el Hard Rock Punta Cana, con dos mil invitados internacionales. No exagero cuando digo que TODO el equipo de Viajes Alkasa, desde nuestra presidenta y vicepresidenta hasta los asesores, estuvimos en la recepción recibiendo a los participantes. ¡Era la agencia completa!

Logramos hacerlo trabajando por turnos, dándonos breaks para la comida. De hecho, recuerdo uno de esos breaks como si fuera ayer: nuestra vicepresidenta, Ana Santelises, había tomado un momento para la cena… y recibe la llamada de que el representante principal de la organización cliente quería ver la con urgencia. Todos nos quedamos perplejos, porque habíamos previsto todas las situaciones, y hasta previsto lo imprevisto con las llegadas. Y de hecho, cuando Ana llegó frente al cliente, él solo tenía una palabra para decirle: “Gracias”. Estaba tan contento con la coordinación de tantos y tantos invitados, que no quería dejar pasar el momento.

¡Gracias a él y a su organización por confiar en nosotros!

[X] CUANDO PODEMOS MÁS QUE HAWAII

La sede local de una multinacional nos contactó para la realización de la fiesta de Navidad para sus 70 colaboradores, desde la entrega de la invitación hasta el transporte y las reservaciones a un resort.

¿Y qué decía la invitación? Que los llevaríamos a Hawaii. De hecho, aprovechamos para montar una cabina fotográfica de onda hawaiiana en la oficina, para ponerlos a pensar en el archipiélago. El día del inicio de la fiesta los llevamos al aeropuerto del Higüero, y de ahí a un resort en Punta Cana, donde les esperaba un luau, con una entrada en forma de submarino. ¡Creo que nosotros disfrutamos ese montaje tanto como ellos!

Estas son apenas algunas anécdotas de los cientos de eventos que hemos realizado aquí en Viajes Alkasa. Desde una reunión de una decena de personas hasta una convención con miles de invitados, ¡nosotros nos encargamos! Pásense por una de nuestras sucursales o llámennos para contarnos sus planes, que con gusto podemos encargarnos de todo lo que tengan previsto… ¡y hasta de lo imprevisto!

Fotos: Cortesía de Leidy Cepeda

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